segunda-feira, 22 de fevereiro de 2010

“Maestros de reunião”?

Por Adriane Filenga



Essa semana, li uma matéria da Revista você s/a, edição fevereiro de 2010, que me chamou a atenção, até porque, conhecia a atuação, mas não sabia que havia se tornado uma profissão. “As empresas estão contratando condutores de reuniões.”, diz Ana Paula Kuntz, nesta matéria, nos mostrando mais uma oportunidade de mercado.

Quantas vezes já participamos de reuniões que nem sabíamos ao certo o que seria tratado, éramos surpreendidos com alguns problemas apresentados na hora, todo mundo falava ao mesmo tempo, demorava um tempão pra acabar, e por fim, ninguém sabia ao certo de que aquela reunião teria adiantado. É para acabar com isso, que surgiu o maestro de reunião.

Estes profissionais, conhecidos também como facilitadores, vão além de simplesmente mandar um aviso sobre a reunião, fazer um roteiro para discussão e depois mandar a ata para todos. Eles têm “conhecimento específico em liderar discussões e técnicas de gestão de tempo (...).” Eles são responsáveis por “evitar que as pessoas cheguem à reunião sem saber da pauta, por manter o foco do debate e por garantir que todos saiam do encontro com atividades definidas.”

Uma das coisas que este profissional faz é consultar os participantes sobre suas necessidades e estabelecer um tempo fixo e não mais do que suficiente, para que todos possam expor suas idéias, sem se prolongarem demais, o que atrapalharia e atrasaria as atividades de cada um. “Estimule os mais tímidos a expor seu ponto de vista, convidando-os a falar diretamente. E seja firme para controlar o entusiasmo dos mais falantes.”, diz Ana Paula. Isso é extremamente importante, pois é comum ocorrer de alguns falarem muito e não ajudarem em nada, e os mais tímidos terem alguma idéia maravilhosa e não conseguirem espaço para falar.

Lembrando que estas reuniões podem ser tanto com os funcionários da organização, com os fornecedores, e até mesmo com os clientes, mostrando que com certeza pode ser mais uma atuação para os Relações Públicas, bastando fazer o treinamento.

Como a própria Ana Paula afirma, algumas das técnicas utilizadas por esses maestros corporativos podem parecer óbvias; porém, nem sempre são lembradas ou realizadas, por inúmeros motivos. Algumas das empresas que já adotaram estes mediadores são Pão de Açúcar, Colgate e KPGM.

5 comentários:

Ocappuccino.com disse...

Se um dos objetivos do RP é administrar diálogos e Fortes afirma isso, é uma boa função para o profissional.

MATEUS
@ocappuccino

Kelly Cristine da Silva disse...

Olá Dri

Muito legal seu post. Realmente muuuitas empresas precisam de um condutor de reunião.
Aqui mesmo onde trabalho é assim: muitas vezes vamos à uma reunião que nem sabemos do que se trata.

Mais um campo para o RP =D

Bjs
kelly

Fernanda Fabian disse...

Isso é bem verdade mesmo, Adri. É mais um caminho a ser seguido. E tem sido mais comum do que imaginamos, essas pessoas são, para algumas empresas, essenciais mesmo.

Me faz pensar sobre como o ser humano tem dificuldade, isso de forma crescente, em se comunicar. Precisa de um intermediário para conduzir uma conversa, que algumas vezes é simples. Bem, isso é bom pra nós, não é?

LIVIA disse...

Muito bom o post.

Eu faço pós-graduação em Secretariado, específico em Gestão de Processos e Pessoas, e o primeiro módulo foi sobre Cerimonial Corporativo, o qual trata exatamente o que foi apresentado no texto, Dri.

Criaram um novo termo para o padrão de Cerimonialista, atividade realizada, hoje, pelos secretários executivos indispensáveis para controlar as atividades da alta gerência. Interessante. Vou ler a matéria na íntegra.

Não vejo como uma oportunidade para os RP's. Talvez uma saída... Mas vejo hoje o RP como um diferencial e ponto estratégico/tático em organizações que prezam relacionamento... Não como simples mediador. Enfim...

Abraço,
Lívia Brito.

Jéssica disse...

Olá, Adriane!!
ótimo post!!!

Praticamente o mediador, ganhou força extra e um lugar ao sol!! Muito bacana.
Isso é mais uma prova, que estamos nos formando para trabalhar em algo que ainda não tem nome!!

Beijos, Jé