sexta-feira, 22 de janeiro de 2010

Blogs Corporativos de Gestão de Projetos

Por Anamaria Oliveira



O mundo corporativo já está a todo vapor neste início de ano, os primeiros projetos de 2010 começam a ser entregues e na continuidade desta série sobre Blogs Corporativos, nada melhor que abordar uma excelente ferramenta de comunicação no gerenciamento de projetos: o Blog.

Caso você tenha começado a acompanhar esta série a partir de agora, quero convidá-lo a ler também o post anterior que tratou sobre os blogs corporativos de relações públicas, para integração sobre os assuntos abordados até o momento.

Como o tema agora é Blog de Projetos, vamos primeiro compreender bem o contexto. O que é um projeto? De acordo com a definição clássica descrita pelo PMBOK®, um projeto é um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico. Projetos são executados por pessoas, eles geralmente tem limitações de recursos, são planejados, executados e controlados. Alguns exemplos de projetos são:

• Desenvolver um novo produto ou serviço;
• Efetuar mudança na estrutura, no pessoal ou no estilo de uma organização;
• Conceber um novo veículo de transporte;
• Conduzir uma campanha política.

Já que projetos são executados em determinado tempo por pessoas que mesmo tendo propósitos comuns, são de áreas, empresas ou culturas diferentes, podem surgir ruídos de comunicação, logo ela deve ser refinada e planejada para que qualquer projeto tenha sucesso.

Parece óbvio, mas se analisarmos o Relatório 2008 de Benchmarking de Gerenciamento de Projetos vemos os problemas mais frequentes citados pelas empresas. São eles:

• Não cumprimento de prazos;
• Mudanças constantes de escopo;
• Problemas de comunicação.

Feita a análise, temos um dos três principais problemas diretamente relacionado a comunicação e outros dois indiretamente, pois em geral eles dependem de negociação que por sua vez necessitam de uma comunicação que exerça o seu papel de forma clara, precisa e consciente. É nesse momento que blogs de gestão de projetos podem alavancar a comunicação de um projeto.

Os blogs corporativos de gestão de projetos, atuam como eixo principal no gerenciamento da comunicação de qualquer tipo de projeto, interno ou externo, e também no relacionamento com os públicos participantes. Esse instrumento, organiza a comunicação do projeto e passa a ser o espaço oficial destinado a divulgação de informações e arquivos, acompanhamento de datas, previsões e indicadores, trocas de idéias e interação entre os públicos do projeto.

Criar o hábito do diálogo dentro do blog do projeto evita trocas constantes de emails e arquivos anexados, facilitando a busca pela informação dos envolvidos no projeto. Por isso a centralização de todas as informações no blog favorece o diálogo de forma colaborativa.

Segundo Marcos Daniel Goes, consultor de portais corporativos da ESAT – Soluções em Alta Tecnologia em entrevista, afirmou: “Reunindo em um só espaço todos os documentos do projeto, colhemos benefícios como a preservação da memória do projeto e alavancamos a gestão do conhecimento corporativo. Além disso, propiciamos aos envolvidos (time de projeto, clientes e fornecedores) uma comunicação transparente que com certeza agrega valor e aumenta a credibilidade do projeto.”

Outro personagem crucial para o sucesso do blog de gestão de projetos é o gerente do projeto. Um estudo conduzido pela empresa americana Vital Smarts, que envolveu mais de 800 gerentes e 150 horas de observação, revelou que existe falta de habilidade dos mesmos para conversar com a sua equipe e com os envolvidos no projeto.

Gerentes de projeto devem ser comunicadores por excelência para poder aproveitar da melhor forma possível todas as ferramentas de comunicação, inclusive o blog. Muitas vezes, quando esta característica é deficitária, o gerente do projeto deve ter em seu time, profissionais com formação em comunicação prestando trabalho de assessoria a comunicação oficial do empreendimento, consequentemente sendo responsável pelo uso maximizado do blog de gestão do projeto.

Como vemos a atuação coadjuvante do profissional de comunicação faz a grande diferença no sucesso desses empreendimentos, desde a consolidação das boas práticas na gerência de projetos à construção de uma comunicação límpida e de mão dupla com todos os públicos envolvidos. Temos aí mais um nicho de mercado onde o RP também pode exercer o seu papel.

E para continuar essa série, o próximo post abordará o tema blogs corporativos de comunidades temáticas. Até mais

7 comentários:

Alexandre disse...

Parabéns pelo texto! Recomendo a leitura.

Sidney disse...

A idéia de blog como ferramenta de comunicação de um projeto me agrada muito e lendo este artigo, consolido minha opinião. Parabéns pelo artigo.

Leonardo disse...

Ótimo post.
Lembrando que comunicação é uma das nove áreas de conhecimento de gestão de projetos e eu diria que uma das mais importantes.

Porém é necessário que o profissional de comunicação que atuar dentro de uma equipe de projeto, tenha pelo menos um conhecimento básico sobre o assunto.

Para saber mais a respeito de gerenciamento de projetos acessem, o Chapter de São Paulo do PMI: http://www.pmisp.org.br/

Abs

Julia Waiss disse...

Que legal,
cada dia descubro mais um espaço de atuação dentro da área de RP. Isso me faz ter certeza
que escolhi a profissão certa.

Parabéns pelo post,

Julia

Anamaria disse...

Olá Pessoal!
Muito obrigada a todos que visitaram o Abordo e leram o post. Obrigada também pelos comentários deixados e aos retwites sobre o post.

Espero que as informações contidas aqui possam contribuir para o trabalho e nos projetos de muitas pessoas.

um forte abraço,

Anamaria (@Anissyma)

uniRP disse...

Muito legal o texto! Ainda não tinha lido a respeito de ferramentas na internet (no caso, o blog) para disponibilização de projetos e afins... Show!

Anônimo disse...

Olá Anamaria!!! Parabéns pelo Post, a entrevista com o consultor de TI enriqueceu ainda mais conteúdo exposto por vc. Já ouvimos falar desse profissional.
Sucesso para vc...
Um abraço,
Anne Patrícia e Jeferson Jacques