quarta-feira, 21 de outubro de 2009

Antes de comunicar, organize suas idéias

Por Bruno Galhardi

"Hoje quem fica a frente da seção 'extras' é o Bruno Galhardi, ele tem 22 anos, graduado em comunicação social com habilitação em jornalismo pela Universidade Metodista de São Paulo. Trabalha com comunicação corporativa e comunicação para responsabilidade social e investimento social privado".



Comunicar-se em um ambiente corporativo é, hoje, um grande desafio. Se por um lado o desenvolvimento de novas tecnologias resulta em processos mais ágeis, o volume de informação gerada e recebida todos os dias torna a tarefa de encontrar, filtrar e organizar superior à tarefa de criar mensagens.

Na organização onde eu trabalho, foi promovida, em 2008, uma pesquisa para traçar um panorama do ambiente corporativo. Alguns dos resultados mais relevantes, no que diz respeito à comunicação e gerenciamento de rotina:

- Os executivos são interrompidos, em média, 50 vezes ao dia em suas atividades (em torno de uma interrupção, seja ela feita por telefone, e-mail ou mesmo pessoalmente, a cada sete minutos);
- Mais de 80% dos funcionários de todos os níveis hierárquicos toma hoje mais decisões em menos tempo, se considerada a média de dois anos atrás, o que resulta em impactos diretos na qualidade dessas decisões.

Com esse cenário, as ações daquele seu plano de comunicação muito bem elaborado têm dois caminhos básicos: elas farão parte das decisões ou da lixeira do seu público.

E-mails: eles merecem mais atenção

Em qualquer processo, em empresas grandes ou pequenas, com parceiros ou fornecedores, o e-mail é um dos pontos de partida mais usados. Por isso mesmo, o volume de informação que chega por eles diariamente é enorme. Um contato preciso e rápido fará toda a diferença no retorno que você espera da sua mensagem, seja você um comunicador ou não.

Para exemplificar melhor, vamos fazer um exercício. Olha para o quadro abaixo, com nove bebidas diferentes, por 15 segundos:


Olhou? Legal, agora tente lembrar-se de todos os nove. Meio complicado, não? Tente agora separar as bebidas em três categorias: refrigerantes, quentes e alcoólicas, e fazer o mesmo teste:


Melhorou na hora de memorizar, não? A lógica na hora de escrever seus e-mails deve ser a mesma. Agrupe suas idéias em grupos ou categorias de forma tão clara que elas “pulem” da tela direto para a mente do seu leitor.

Top Down

Mais um exemplo. Por conta de algumas falhas na linha de montagem, é preciso lançar imediatamente um plano de manutenção. Essa autorização só pode ser fornecida pelo diretor da área, um cara que definitivamente não tem tempo a perder. Como você gosta de escrever, abre sua caixa de e-mails e conta sua história:

Caro Diretor,
Você lembra quando a máquina da linha 3 parou há uns dois meses e realizamos diversas reuniões a respeito e concluímos que deveríamos iniciar um programa de manutenção, que deveria ser aprovado com a Diretoria?Teve aquela outra vez também quando tivemos problemas com ao Sindicato, com um mal-funcionamento de outra máquina da linha quatro que colocava em risco os operadores.
E agora tivemos mais uma série de falhas em outra máquina, que ocasionou a perda de alguns produtos da linha.
Por todas essas razões precisamos fazer esse plano de manutenção agora mesmo.
Comunicador

Ok, a mensagem foi transmitida. Mas será que foi “comunicada” mesmo? Ou o objetivo principal, que era a aprovação do plano de manutenção, perdeu-se em meio a todo o histórico que você trouxe e que só serviu para estimular a má vontade do diretor, que perdeu tempo lendo informação desnecessária?

Vamos tentar de novo, com outra estrutura:

Caro diretor,
Precisamos iniciar o programa de manutenção, pois:
1. Hoje perdemos três produtos por um defeito.
2. Semana passada, tivemos irregularidades com o Sindicato.
3. Há duas semanas uma máquina parou.
Comunicador

Nessa abordagem, a idéia principal já é apresentada (“iniciar o plano de manutenção”). Caso o diretor discorde, você já apresenta três argumentos sintéticos que o convencerão do contrário, e elimina informações que ele provavelmente já tem conhecimento.

Esse tipo de abordagem de comunicação, chamada de “Top Down” (pirâmide de idéias, em que a idéia principal vem antes) é excelente para e-mails e assuntos que necessitam de tomadas rápidas de decisão, para pessoas que já estão familiarizadas com o tema. Dedique alguns minutos do seu dia para pensar nas suas mensagens e agrupar suas idéias antes de escrevê-las.

Veja mais algumas dicas para utilizar a estrutura “Top Down”

Situação:
Comece fazendo uma afirmação sobre um tema que você sabe que o interlocutor irá concordar;
Questão:
- Qual a questão que você está respondendo na cabeça do leitor?
Linha Chave
- Identifique a mensagem chave ou principal que você quer transmitir antes de descer aos detalhes.


Procure incorporar essa estratégia de organização de idéias em todas as suas atividades. Você ganhará clareza e tornará suas mensagens mais impactantes, com retornos mais positivos.

9 comentários:

Líviarbítrio. disse...

Postagem muito boa, Bruno.
Agradecemos pelas informações e pelo aprendizado.

Às vezes tenho dificuldade de organizar as ideias, principalmente quando o assunto a ser tratado é complexo. A partir dessas informações já é possível tomar uma decisão, partir de um princípio para deixar a comunicação mais clara e não exagerar nas palavras.

;)
Lívia Brito.

Fabio Procópio disse...

Muito legal este esclarecimento de quem já está no mercado...As vezes vemos tanta coisa na teoria, os famoso memorandos, os murais.. e a eficiência da comunicação é deixada de lado.. Outra coisa interessante que notei foi:

- Mais de 80% dos funcionários de todos os níveis hierárquicos toma hoje mais decisões em menos tempo, se considerada a média de dois anos atrás, o que resulta em impactos diretos na qualidade dessas decisões.

A qualidade de uma organização e de suas decisões deve sim, ser levada muito a sério..o que me deixou preocupado foi este fator do tempo da tomada de decisão..

Muito bom o esclarecimento..

Abraços

A Bordo disse...

50 vezes e a cada 7 minutos, realmente é muita coisa, tem que haver muita percepção e foco para manter a concentração.

Gostei bastante dos exemplos, o email do comunicador para o chefe mostra bastante como podemos facilitar as coisas.

Antes de escrever meus emails vou procurar pensar desta forma da Questão e do Ponto chave.

Muito obrigada pelas dicas Bruno e mais uma vez agradeço sua participação no A Bordo.

Abraços,
Cibele

Bruno Galhardi disse...

Legal, amigos, eu quem agradeço a oportunidade. Já tinha passado pelo blog, e tem realmente muita informação interessante.

Essas dicas sobre a organização da mensagem são apenas um guia. Eu procuro seguir essas orientações nos processos corporativos da minha empresa, mas é sempre importante levar em conta as características da cultura organizacional do seu ambiente de trabalho.

Algumas empresas, principalmente as de origem asiática, priorizam o máximo de detalhamento na sua comunicação, para que as decisões sejam poucas, mas muito bem planejadas e acertadas.

Vale a pena deter-se um tempo nessas características, para ajustar sua linguagem e forma de pensamento ao seu ambiente de trabalho.

abraços,

Caio Di Pacce disse...

Belo Texto Galhardi.
Curti a dica de comunicação.
Mto útil.

Kelly Fusteros disse...

Olá a todos.
Parabéns Bruno.
Muito bom o texto.
Adorei as dicas. Realmente enrrolamos na hora de comunicar qualquer coisa e deixamos o mais importante por último.
Vou começar a seguir suas dicas.

Abraço.

Comunicação Organizacional disse...

Nossa Bruno,

Parabéns pelo post. Super útil e didático!

É uma pena que os cursos superiores deixam a desejar nestes quesitos. A maioria dos alunos sai da faculdade sem saber interpretar um texto ou uma questão de prova, muito menos redigir um e-mail coeso e coerente.

Leila

A Bordo disse...

Muito obrigada Bruno,

Gostei bastante deste seu post. Realmente tentarei prestar mais atenção nessas coisas.

Concordo com o Fábio, com certeza a qualidade de uma organização e de suas decisões deve ser levada muito a sério....pois se não a tomada de decisões se tornam demoradas, o que pode atrasar algum resultado.

E não era para menos que empresas asiáticas que tivessem mais essa preocupação neh...rs...lá eles priorizam o máximo de controle e organização em tudo...

Deveriam falar mais sobre isso na faculdade....muito útil..

Abraço
Daniele A Bordo

Marcio Hasegava disse...

Muito bom esse texto. Realmente, essa questão de linguagem é fundamental na comunicação.